Coffre-fort
numérique
Pour digitaliser et moderniser les échanges avec vos collaborateurs
Offrez à vos collaborateurs un espace de stockage personnel et sécurisé
Offrez à vos collaborateurs un coffre-fort numérique ultra-sécurisé pour le stockage et la gestion confidentielle de leurs documents personnels et professionnels. Les bulletins de salaire, contrats, attestations, et autres documents administratifs sont automatiquement déposés dans cet espace privé et protégé.
Chaque collaborateur conserve la pleine propriété de cet espace qui est personnel. Il peut donc fournir électroniquement des documents personnels tels que carte d’identité, passeport, titre de propriété ou carte grise. Ces documents sont stockés de manière totalement sécurisée, garantissant leur intégrité et leur confidentialité.
Tous les documents sont archivés à vie, dans un espace entièrement personnel et sécurisé, accessible à tout moment. Même en quittant l’entreprise, le salarié garde donc un contrôle total sur ses documents, assurant ainsi la continuité de l’accès à ses données.
Conformité
légale
Sécurisation maximale
Accessibilité
à vie
Traçabilité et
contrôle des accès
Fiabilité
et pérennité
Conformité
légale
Sécurisation maximale
Accessibilité
à vie
Traçabilité et
contrôle des accès
Fiabilité
et pérennité
Modernisez votre marque employeur avec des solutions digitales innovantes
Transmission automatique des bulletins de salaire
Automatisez l’envoi des bulletins de salaire dématérialisés via des protocoles modernes tels que FTP, SFTP, ou API.
Répartition des bulletins dans le coffre-fort de vos collaborateurs
Conservez les fiches de paie de vos collaborateurs dans leurs coffres-forts électroniques personnels.
Notification pour informer de la mise à disposition d’un nouveau document
Informez en temps réel votre collaborateur qu’un nouveau document électronique a été ajouté dans son coffre-fort.
Accès par le collaborateur au document 24H/24 7J/7
Offrez à vos collaborateurs un accès illimité et sécurisé à leurs documents personnels et professionnels, à tout moment et de n’importe où, grâce à une authentification sécurisée.
Optimisez vos processus RH grâce à des solutions interconnectées
Optimisez la gestion de vos documents RH en intégrant votre coffre-fort électronique à vos logiciels de paie et de gestion des ressources humaines. Cette solution permet de centraliser, organiser et sécuriser des documents essentiels tels que les bulletins de paie, les contrats de travail et les attestations, dans un espace unique et protégé.
L’interconnexion de ces outils automatise et sécurise la transmission des documents à vos collaborateurs, garantissant ainsi une gestion fluide et sans erreur. En centralisant vos documents et en automatisant leur gestion, vous réduisez considérablement les risques d’erreurs humaines liées à la saisie ou à l’envoi.
En optant pour la solution SenDOC, vous bénéficiez d’une solution entièrement conforme aux exigences légales en matière de gestion des données personnelles.
SenDOC répond à vos questions
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un espace de stockage électronique sécurisé, conçu pour archiver de manière probante les documents numériques. de vos collaborateurs. Vos salariés conservent la pleine propriété de cet espace qui leur est dédié. Ils peuvent donc fournir électroniquement des documents personnels tels que carte d'identité, passeport, titre de propriété ou carte grise. Ces documents sont stockés de manière totalement sécurisée, garantissant leur intégrité et leur confidentialité. - Quels types de documents peut-on archiver dans un coffre-fort électronique ?
Vous pouvez archiver des documents administratifs (contrats, bulletins de paie, attestations), des documents personnels (pièce d’identité, carte grise) ainsi que des fichiers numériques liés à vos processus professionnels, en toute sécurité et dans le respect des exigences légales.
En quoi un coffre-fort numérique garantit-il la valeur probante des documents ?
Grâce à des mécanismes de sécurisation tels que l’horodatage, le chiffrement, et la traçabilité, les documents numérisés conservent leur intégrité et leur valeur juridique. En France, la norme NF Z42-020 encadre ces pratiques pour garantir la conformité légale.
Quelles sont les garanties de sécurité d’un coffre-fort électronique ?
Les solutions de coffre-fort numérique utilisent des technologies avancées comme le cryptage, des systèmes d'authentification renforcée et un hébergement certifié (ISO 27001, RGPD). Ces mécanismes assurent une conservation sécurisée des données, même en cas de sinistre ou d'intrusion.
Mes collaborateurs gardent-ils un accès à leurs documents en quittant l’entreprise ?
Oui, chaque coffre-fort est personnel et reste accessible à vie, même après le départ d’un collaborateur. Cela garantit un accès continu à ses documents numériques (comme les bulletins de salaire) sans interruption.
Comment les documents sont-ils déposés dans le coffre-fort ?
Les documents dématérialisés, tels que les bulletins de paie électroniques sont automatiquement transférés via des protocoles sécurisés (FTP, API, SFTP). Les salariés reçoivent une notification pour chaque dépôt effectué dans leur espace personnel.
En quoi le coffre-fort numérique contribue-t-il à la transformation numérique des entreprises ?
Il facilite la dématérialisation des documents administratifs, optimise la gestion des flux documentaires, et améliore l'expérience collaborateur tout en assurant la conformité légale. Cela participe à la modernisation et à l'efficacité des processus RH et administratifs.
Quelle est la durée de conservation des documents dans un coffre-fort électronique ?
Les documents sont conservés pour une durée conforme aux obligations légales. Par exemple, les bulletins de paie doivent être conservés pendant 50 ans ou jusqu'à l’âge de la retraite. Cependant, les utilisateurs peuvent les archiver à vie dans leur espace personnel.
Comment assurer la confidentialité des données stockées dans un coffre fort électronique ?
La confidentialité est garantie par des systèmes de chiffrement avancés, des droits d'accès personnalisés, et un hébergement sécurisé dans des datacenters conformes aux normes européennes et françaises, telles que la RGPD et l’ANSSI.
Norme de sécurité NFZ42-020
