Numérisation et reprise d'archives
Pour une gestion documentaire numérique centralisée et sécurisée
Sécurisez la conservation de vos documents les plus sensibles, tout en facilitant l’accès
La numérisation d’archives, quel que soit le format ou le volume, vous permet de transformer tous vos documents papier en fichiers électroniques. C’est une étape essentielle dans le processus de dématérialisation de votre entreprise. En numérisant vos archives récentes, vos collaborateurs pourront retrouver tous leurs documents de manière électronique et se projeter dans cette nouvelle façon de travailler.
Grâce à la numérisation, vos documents deviennent facilement accessibles et parfaitement organisés. L’indexation intelligente permet à vos collaborateurs de retrouver rapidement les informations nécessaires et d’exploiter efficacement les données. De plus, en garantissant un archivage conforme à la norme Z42-026, chaque copie numérique possède la même valeur juridique que l’original, tout en étant sécurisée et facilement accessible.
Préservez la confidentialité de vos documents d’entreprise, tout en assurant un accès continu et sécurisé à vos informations à tout moment, où que vous soyez.
Conformité
Juridique
Accessibilité
à tout moment
Facilité
d’utilisation
Conservation
à long terme
Conformité
Juridique
Accessibilité
à tout moment
Facilité
d’utilisation
Conservation
à long terme
Facilitez la consultation et le partage de vos documents à distance
Accédez à vos documents numériques en toute simplicité et partagez-les en quelques clics, où que vous soyez, pour une collaboration fluide et efficace.
Avec l’essor du télétravail, il est primordial de disposer d’une solution flexible, sécurisée et performante pour gérer et partager l’information. La numérisation de vos archives vous permet de franchir cette étape, en exploitant pleinement les avantages du numérique tout en garantissant la sécurité et la confidentialité de vos documents.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises continuent de conserver des documents au format papier, ce qui complique leur gestion : recherche laborieuse, perte de temps, et risques de non-accessibilité. La numérisation transforme cette réalité, vous permettant de retrouver rapidement vos documents et d’améliorer ainsi la productivité de vos équipes.
Définition conjointe des modalités de numérisation
Définissons ensemble les modalités de numérisation, y compris la logistique, la préparation des archives, les critères de recherche, le planning et toutes les spécifications nécessaires pour une gestion optimale.
Récupération dans vos locaux des documents à numériser
Nous récupérons vos documents à numériser et nous nous occupons du reste.
Numérisation, indexation et versement en GED
Retour, conservation ou destruction de vos archives
Une fois vos documents numérisés, vous décidez de leur sort : nous les retournons, les conservons de manière sécurisée ou procédons à leur destruction, selon vos instructions.
Optimisez vos locaux en libérant de l’espace de stockage
Libérez de l’espace dans vos locaux en centralisant vos documents dans un environnement numérique sécurisé.
La numérisation d’archives offre une solution efficace pour réduire le besoin de stockage physique et, par conséquent, diminuer vos coûts liés à la gestion et à la conservation des documents papier. En supprimant l’espace nécessaire pour les armoires, les étagères ou les salles de stockage, vous pouvez optimiser l’utilisation de vos locaux pour d’autres activités, tout en réduisant les frais de gestion et de maintenance des archives physiques.
Cette démarche contribue également à une gestion documentaire plus structurée et efficace. En intégrant un système numérique sécurisé, vous vous assurez de respecter les normes en vigueur en matière de confidentialité et d’accès à vos documents d’entreprise les plus confidentiels.
SenDOC répond à vos questions
Comment numériser un document papier et le convertir en format numérique ?
Pour numériser un document papier, il vous suffit d’utiliser un scanner ou un logiciel de numérisation compatible avec votre périphérique. Le fichier est ensuite converti en format PDF ou JPEG. Vous pouvez également scanner des documents recto-verso pour optimiser la numérisation.
Quels sont les avantages de la numérisation de documents dans un flux documentaire ?
La numérisation permet de transformer vos documents papier en documents électroniques, facilitant leur indexation, leur archivage électronique, et leur gestion via des logiciels de GED. Cela améliore la traçabilité et rend l’accès aux documents plus rapide et sécurisé.
Que signifie la compression des fichiers dans le processus de numérisation ?
La compression permet de réduire la taille des documents numérisés tout en conservant leur qualité visuelle. Cela facilite le stockage dans un coffre-fort numérique ou un système de gestion de documents, et optimise la gestion des documents dans un système d'information.
Est-il possible de scanner un document directement vers un coffre fort électronique ?
Oui, grâce à des solutions de numérisation et des logiciels GED, vous pouvez numériser vos documents directement vers un coffre fort électronique sécurisé, garantissant leur intégrité et leur valeur probante pour des besoins juridiques ou administratifs.
Comment archiver des documents numérisés de manière sécurisée ?
Vous pouvez archiver vos documents numérisés dans un coffre-fort numérique avec une valeur juridique et probatoire. Ce processus garantit la sécurité et l’intégrité des documents électroniques, et facilite leur consultation via des outils de reconnaissance optique et des métadonnées.
Pourquoi est-il important d’utiliser un scanner de haute qualité pour numériser des documents ?
Un scanner de haute qualité permet d’obtenir des images claires et précises, avec une résolution optimale en DPI. Cela assure une bonne indexation et une gestion efficace des documents numérisés dans un système de gestion électronique.
Les documents numérisés ont-ils la même valeur juridique que les documents papier ?
Oui, les documents numérisés peuvent avoir une valeur juridique égale à celle des documents papier, à condition qu'ils soient archivés dans un coffre fort électronique et qu'ils respectent des normes de numérisation spécifiques pour garantir leur intégrité.
Comment est assuré le stockage sécurisé des documents numérisés ?
Le stockage sécurisé des documents numérisés se fait sur des serveurs protégés, dans des coffres forts numériques ou des bases de données sécurisées. Ces solutions offrent une traçabilité et un accès strictement contrôlé pour assurer la confidentialité et l’intégrité des fichiers.
Norme de sécurité Z42-026
